Тайм менеджмент

Сегодня, хочу поделиться с Вами методикой распределения дел и приоритетов в работе и бизнесе.

За 10 лет в управлении продажами и персоналом, я прочитал десятки книг по тайм менеджменту и расстановке приоритетов в деятельности, при этом перепробовал множество методик от разных авторов.

Самыми популярными методиками в этой сфере являются матрица Дуайта Эйзенхауэра и квадрат Стивена Кови, которые в значительной степени дублируют друг друга.

Данная матрица является эффективным инструментом определения важности дел, но в современном мире вариативность задач требует более универсальной методики, учитывающей не только значимость дела или цели, но и последующее направление работы над этой задачей.

Я считаю, оптимальной технику, описанную в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Система GTD (Getting Things Done), то есть «доведение дел до завершения».

Система GTD позволяет не только распределить дела, определить дальнейшее направление работы, но и разгрузить мозг.

Как работает GTD на практике? Выделим пошаговые этапы:

  1. СБОР. На этом этапе необходимо произвести разбор завалов. Выберите любой удобный Вам носитель информации (ватман, блокнот, смартфон, ноутбук) и запишите все дела, которые находятся у Вас в голове или записных книжках. ВАЖНО: выписать абсолютно все от мелких задач (перезвонить однокласснику), до сложных (покорить Эверест). Когда Вы закончите, по опыту на это может уйти часа 2, Вы освободите свою голову.
  2. ОБРАБОТКА. Когда у вас есть список, вам нужно его обработать по следующему принципу – начиная с начала списка пройти по всем задачам и те, которые вы уже никогда не будете выполнять (выучить португальский например) – вычеркнуть, а те которые занимают менее 2х минут сделать сразу и также вычеркнуть. Например (обновить телефон).

 

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ. Теперь, все, что осталось нужно распределить по спискам (предлагаю сделать это в приложении смартфона или компьютера). Списки могут быть следующими:
  • проекты – большие дела, которые требуют более, чем одного действия, например – открытие бизнеса, обучение новой профессии;
  • важное, что приближает меня к целям – действия однократные, которые продвигают меня к целям, например – записаться на курсы бухучета, изучить условия франшизы;
  • срочное, что могу сделать только я – подготовить отчет шефу, забрать детей из школы, сдать анализы;
  • делегировать – заказать билеты на футбол по сайту, распечатать тетради для тренингов;
  • сделаю как будет время – то, что не является срочным для вас, но и вычеркивать не хочется – прочитать статью о новых смартфонах в инете, научиться ездить верхом;
  • режим ожидания – вы уже сделали действия, теперь вам нужно получить ответ от второго лица, например – утвердить маркетинговый план, вы его подготовили, он на подписании у директора, ждете.

 

  1. ОБЗОР. Вам нужно регулярно работать по составленным спискам, ежедневная работа – это список «срочное, могу сделать только я» и «важное, что приближает меня к целям», еженедельно просматривать остальные списки.
  2. ДЕЙСТВИЕ. Ваши списки будут абсолютно бесполезны, если вы не будете регулярно совершать по ним действия. Задача в папке проекты – по каждому проекту выбрать действие первичное и занести его в список «важное, что приближает меня к целям».
  3. ВХОДЯЩИЕ. Все новые задачи, которые будут поступать к Вам ежедневно нужно заносить в отдельный список «входящие». А когда появляется 5 минут перерыва, разносите их по папкам. Это не касается 2х минутных дел, с ними нужно расправляться моментально.

 

В настоящий момент существует множество приложений на смартфоны, которые позволяют использовать методику GTD. Могу порекомендовать приложение «Твое время».

Полный набор инструментов управления личным и рабочим временем можно получить на нашем тренинге «Тайм – менеджмент: как успевать ВСЕ»

 

Успехов Вам, Тимур Азаров.

 

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: